Digitalizzazione dei processi aziendali: da dove partire in una PMI

«Dobbiamo digitalizzarci» è una frase che si sente spesso nelle piccole aziende. Ma cosa vuol dire, in concreto? Per molti significa scansionare i documenti di carta o comprare un programma nuovo. La digitalizzazione dei processi aziendali è un’altra cosa, più semplice da spiegare e più utile da fare: far sì che le informazioni si scrivano una volta sola, e poi viaggino da sole dove servono.

Cosa significa digitalizzare un processo

Prendiamo un ordine. In un processo poco digitalizzato, l’ordine arriva per telefono, qualcuno lo scrive su un foglio, poi lo ricopia in Excel, poi nel gestionale, poi sul documento di trasporto. La stessa informazione viene scritta quattro volte, da persone diverse, con quattro occasioni di sbagliare.

In un processo digitalizzato, l’ordine viene registrato una volta, all’inizio. Da lì, gli stessi dati servono al magazzino, all’amministrazione e al cliente, senza che nessuno li ricopi.

Quindi digitalizzare non vuol dire «usare il computer». Vuol dire:

• inserire i dati una volta sola, il più vicino possibile a dove nascono;
• far parlare tra loro gli strumenti, invece di usare le persone come ponte;
• rendere le informazioni visibili a chi ne ha bisogno, senza telefonate per sapere a che punto è una pratica.

Digitalizzazione, automazione, intelligenza artificiale

Tre parole che spesso si mescolano:

	Cosa vuol dire	Esempio
Digitalizzazione	Le informazioni nascono e viaggiano in digitale	L’ordine si registra in un modulo, non su un foglio
Automazione	Un passaggio lo fa uno strumento da solo	Dall’ordine si crea in automatico il documento di trasporto
Intelligenza artificiale	Lo strumento legge o scrive testi che cambiano ogni volta	Un ordine scritto liberamente in un’email viene letto e registrato

Sono gradini, non alternative. Senza dati digitali non si automatizza, e l’intelligenza artificiale serve solo dove le regole fisse non bastano. Ne parlo anche nella pagina sull’intelligenza artificiale per aziende.

I vantaggi, quelli veri

• Meno errori di ricopiatura. Ogni volta che un dato viene riscritto a mano, può essere riscritto sbagliato.
• Meno tempo perso a cercare. Un documento digitale ben archiviato si trova in pochi secondi; uno di carta, o un allegato sepolto nella posta, no.
• Meno telefonate. Se tutti vedono lo stato di un ordine, nessuno deve chiedere.
• Meno dipendenza dalle persone. Le informazioni non stanno più nella testa o nel quaderno di qualcuno.
• Numeri disponibili. Quando i dati sono digitali, sapere quanto si è venduto o cosa scade la settimana prossima non richiede una giornata di lavoro.

Quanto tempo si recupera davvero, però, dipende da come lavorate oggi: va stimato caso per caso, non promesso in anticipo.

Da dove cominciare

La tentazione è partire dallo strumento: «compriamo un gestionale». Funziona meglio il contrario.

1. Scegli un processo. Uno solo, quello che si ripete più spesso o crea più problemi. Spesso è legato agli ordini, alle fatture o alle richieste dei clienti. Se non sai quali sono i processi principali, ho scritto una guida su cosa sono i processi aziendali, con esempi.
2. Scrivilo com’è oggi. Passaggio per passaggio, con chi lo fa ogni giorno. È la mappatura dei processi, e mette subito in evidenza dove i dati vengono ricopiati.
3. Togli e semplifica prima di digitalizzare. Digitalizzare un passaggio inutile non lo rende utile. Su questo ho scritto l’articolo sull’ottimizzazione dei processi aziendali.
4. Parti dagli strumenti che hai già. Posta, fogli condivisi, il gestionale attuale: spesso basta collegarli meglio.
5. Allarga solo quando il primo processo funziona. Un risultato visibile convince il team più di qualsiasi presentazione.

Gli ostacoli più comuni

• Le abitudini. «Abbiamo sempre fatto così» non è un capriccio: è il modo in cui le persone si sentono sicure. Va rispettato, coinvolgendole fin dall’inizio.
• Gli strumenti che non si parlano. Molte aziende hanno già software digitali, ma ognuno chiuso in sé stesso. Il lavoro vero è collegarli.
• Il gestionale troppo grande. Un programma che fa cento cose, di cui se ne usano dieci, spesso complica invece di semplificare. Ne parlo nell’articolo su quanto costa un gestionale su misura e quando conviene.
• La paura per i dati. Sapere dove stanno i dati, chi può vederli e di chi sono è una domanda legittima, e va risolta prima di partire, non dopo.

Quando serve una mano

Molti passaggi si possono digitalizzare da soli, con un po’ di metodo. Quando invece i dati sono tanti, gli strumenti non si parlano o il software attuale vi costringe a fare il giro lungo, conviene uno strumento costruito attorno a come lavorate: un’automazione su misura o un gestionale su misura.

E se non sai da quale processo partire, possiamo guardarlo insieme nel Sopralluogo, in videochiamata.