Ottimizzazione dei processi aziendali: cosa vuol dire davvero in una PMI

Quando si parla di ottimizzazione dei processi aziendali si pensa subito a un software nuovo, a una consulenza costosa o a sigle come BPM e Lean. In una piccola o media impresa, di solito, è più semplice di così: vuol dire fare lo stesso lavoro con meno passaggi, meno attese e meno errori.

E spesso la parte più utile non riguarda la tecnologia.

Cosa vuol dire ottimizzare un processo

Un processo è ottimizzato quando arriva allo stesso risultato, o a uno migliore, con meno sforzo. In pratica si lavora su quattro cose:

• il tempo: quanto ci vuole dall’inizio alla fine;
• gli errori: quante volte qualcosa va rifatto o corretto;
• le attese: quanto il lavoro resta fermo in attesa di qualcuno;
• la dipendenza dalle persone: se il processo si blocca quando manca chi lo conosce.

Non serve migliorarle tutte insieme. Spesso basta intervenire su una per vedere effetti anche sulle altre.

Prima togliere, poi semplificare, infine automatizzare

C’è un ordine che evita molti errori, ed è sempre lo stesso.

1. Togliere. Ogni processo accumula passaggi che non servono più: un controllo introdotto anni fa per un problema che non esiste più, un report che nessuno legge, una firma che nessuno verifica. Eliminarli costa zero.

2. Semplificare. Quello che resta si può spesso fare in modo più diretto: un solo canale per ricevere gli ordini invece di tre, un modulo unico al posto di email scritte ogni volta in modo diverso, un solo file al posto di tre copie.

3. Automatizzare. Solo alla fine, sui passaggi che restano ripetitivi, frequenti e sempre uguali, conviene affidare il lavoro a uno strumento. Automatizzare un passaggio inutile vuol dire solo sprecare tempo più velocemente.

Saltare i primi due punti è l’errore più comune: si compra un programma per fare più in fretta un lavoro che, guardato bene, non andava fatto.

Da dove partire

Il punto di partenza è vedere il processo per com’è oggi. Il modo più semplice è scriverlo, passaggio per passaggio, con chi lo fa ogni giorno: si chiama mappatura dei processi aziendali.

Poi bisogna scegliere da quale processo cominciare. Di solito conviene partire da quelli che:

• si ripetono più spesso, perché ogni piccolo risparmio si moltiplica;
• creano più errori o lamentele, dentro o fuori l’azienda;
• dipendono da una sola persona, perché sono un rischio prima ancora che un costo.

Sui criteri per scegliere, e su cosa conviene lasciare com’è, ho scritto anche una guida su come automatizzare i processi aziendali partendo da quelli giusti.

Esempi di ottimizzazione

Qualche caso tipico, in piccole aziende:

• Gli ordini arrivano da email, telefono e WhatsApp. Prima di qualsiasi software, si decide un canale unico, o un modulo che raccolga le informazioni sempre nello stesso ordine. Già così sparisce metà delle ricopiature.
• Il report di fine mese richiede una giornata. Ci si chiede quali numeri servono davvero, e a chi. Spesso il report si accorcia di metà. Quello che resta si può costruire da solo, raccogliendo i dati dalle fonti.
• Le fatture dei fornitori si registrano a mano. Le fatture elettroniche contengono già i dati: copiarle è lavoro che si può togliere quasi del tutto, come racconto nell’articolo sull’automazione delle fatture fornitori.
• Solo una persona sa come si prepara una spedizione. Si mette per iscritto la procedura, e si verifica che un’altra persona riesca a seguirla. È un’ottimizzazione anche questa, e non costa nulla.

Gli errori da evitare

• Partire dallo strumento. «Ci serve un gestionale nuovo» è una conclusione, non un punto di partenza. Prima si capisce il lavoro, poi si sceglie lo strumento.
• Cambiare tutto insieme. Le persone hanno bisogno di tempo per abituarsi. Un processo alla volta, con risultati visibili, convince più di una rivoluzione.
• Non coinvolgere chi lavora. Un processo ridisegnato a tavolino, senza chi lo esegue, di solito non sopravvive alla prima settimana.
• Promettere numeri prima di misurare. Le ore che si possono recuperare dipendono da come lavorate oggi. Vanno stimate insieme, non date per scontate.
• Dimenticare la manutenzione. I processi cambiano con l’azienda. Ogni tanto vanno riguardati, altrimenti tornano ad accumulare passaggi inutili.

Quando serve uno strumento su misura

Alcuni processi, dopo averli tolti e semplificati, restano comunque pesanti, perché coinvolgono molti dati o molte persone. Lì ha senso uno strumento: a volte un’automazione su misura dentro i programmi che usate già, a volte un gestionale su misura quando il software attuale vi costringe a fare il giro lungo.

Se vuoi capire da quali processi conviene partire nella tua azienda, è il lavoro che faccio nel Sopralluogo: li guardiamo insieme in videochiamata e ti consegno le priorità, con tempi e costi di ogni intervento.